Jak vybrat program na firemní akci: průvodce rozhodováním

Začněte cílem akce, ne nabídkou programů

Nejčastější chyba je vybírat program podle toho, co zaujalo v katalogu. Lepší otázka zní: co si mají hosté z akce odnést a jakou roli v tom program sehraje? Program, který neslouží cíli, působí jako vložka navíc, i když je sám o sobě dobrý.

Pomůže jednoduchý test: zkuste dokončit větu „Po akci budeme spokojení, když…“. Odpověď typu „se lidé potkají napříč odděleními“ vede jinam než „bude o novém produktu dost fotek a videí“.

U většiny firemních akcí se cíl dá shrnout do jednoho ze čtyř záměrů. Když ho pojmenujete, výběr se výrazně zúží.

• Zahájení a pozornost na pódium – konference, galavečer, předávání ocenění.
• Setkání a interakce s hosty – večírek, networking, firemní den.
• Návštěvnost stánku – veletrh, výstava, akce v obchodním centru.
• Obsah pro fotografie a video – uvedení produktu, otevření pobočky, akce pro sociální sítě.

Který typ programu odpovídá kterému cíli

Když znáte záměr, můžete mu přiřadit formu. Na příkladu robotických programů je vidět, jak se stejný „hlavní aktér“ dá použít úplně jinak podle toho, co má akce splnit.

1. Chcete silný začátek

   Robotické zahájení: jedno scénické číslo navázané na moderátora, hudbu a světla, které soustředí pozornost sálu na pódium.

2. Chcete hosty zapojit

   Robot mezi hosty: v domluvených oknech vítá hosty a nabízí společné fotky, vstupy střídají přestávky.

3. Chcete roztančit parket

   Taneční show robotů: krátké taneční vstupy mezi hosty, na pódiu nebo s DJ a tanečníky.

4. Chcete lidi u stánku

   Robot na stánku: krátké opakované ukázky přitáhnou návštěvníky a předají je vašim obchodníkům.

5. Chcete odhalit produkt

   Premiéra s robotem: nástup podle brandového scénáře, každý úkon s výrobkem se ověřuje na zkoušce.

6. Chcete hlavní bod večera

   Robotická stage show: robot jako hlavní číslo programu, případně s dalšími performery.

7. Máte víc zastávek

   Robotická roadshow: opakovaný program pro síť prodejen nebo festivalové partnery s plánem logistiky a rezerv.

Publikum: pro koho program je

Stejný program funguje jinak na odborné konferenci a jinak na rodinném dni. Zamyslete se, kdo přijde, jak dlouho na akci zůstane a v jaké náladě bude.

Odborné publikum ocení krátké a přesně načasované číslo, které neruší obsah – například zahájení nebo vstup po přestávce, který vrátí pozornost do sálu. Na večírku nebo plese je prostor pro zábavu a tanec. Na firemním dni s rodinami se osvědčují fotky a vstupy rozložené během dne. Na veletrhu jde o návštěvníky, kteří jen procházejí, takže program musí zaujmout během pár vteřin a rychle předat slovo obchodníkovi.

Prostor a technika: co místo unese

Program musí odpovídat prostoru, ne naopak. Před výběrem si zjistěte, jaké pódium, ozvučení a světla bude mít místo k dispozici a kudy se dá do sálu dostat.

U robotického programu se vždy ověřuje rovný a pevný povrch v místě vystoupení i na přístupové cestě, volný prostor kolem robota pro bezpečný odstup hostů a zázemí pro přípravu s napájením. Schody, rampy, úzké průchody a venkovní plochy posuzuje produkce předem. Na veletrhu mohou pravidla konkrétní haly omezit pohyb mimo stánek. Když tyto podmínky znáte dřív, než si program vyberete, ušetříte si zklamání.

Harmonogram: kdy program zařadit

Program, který je ve špatnou chvíli, zapadne. Při výběru proto rovnou přemýšlejte, kam v průběhu akce patří a co mu bude předcházet.

Osvědčené momenty jsou příchod hostů, zahájení, návrat po přestávce nebo po večeři, hlavní překvapení večera a vyhlášení výsledků. Počítejte s tím, že robot nevystupuje nepřetržitě – program tvoří krátké vstupy s přestávkami, zatímco tým je na místě po celé domluvené okno. Pokud potřebujete celodenní přítomnost, například na veletrhu, rozpis provozu a přestávek se navrhuje podle objednaného okna.

Rozpočet: jak sladit představu a možnosti

Rozpočet je poslední filtr, ne první. Když začnete cenou, snadno skončíte u programu, který neslouží cíli. Když začnete cílem, můžete rozsah přizpůsobit rozpočtu.

U robotického programu cenu ovlivňuje hlavně délka přítomnosti týmu, počet vstupů a robotů, příprava scénáře a zkouška, místo konání a doprava. Cena je proto vždy na individuální nabídku. Pokud máte limit, uveďte ho v poptávce – rozsah lze upravit, například menším počtem vstupů nebo kratším oknem přítomnosti týmu, místo aby se cíl akce obětoval.

Vyzkoušejte konfigurátor, nebo rovnou poptejte

Pokud chcete výběr zkrátit, sestavte si program v konfigurátoru na webu. Na pár otázek o typu akce a cíli odpoví doporučením a uvidíte ho bez zadání kontaktu.

Projít si můžete i stránky podle typu akce, kde najdete osvědčené momenty pro večírek, konferenci, veletrh nebo firemní den. Když už máte jasno, pošlete nezávaznou poptávku s typem akce, termínem nebo obdobím, městem a hlavním momentem. Produkce ověří podmínky na místě a pošle návrh průběhu s nabídkou, ve které je oddělený program, přítomnost týmu, doprava a doplňky.