Kdy rezervovat program na akci: s jakým předstihem poptat robota

Jak brzy poptat robota na akci?

Nejjednodušší pravidlo zní: poptejte hned, jak víte, že akce bude, a máte představu o termínu a místě. Poptávka je nezávazná, takže nic neriskujete, a produkce může včas ověřit dostupnost techniky i týmu pro váš den.

K poptávce nepotřebujete detailní scénář. Stačí typ akce, termín nebo plánované období, město a to, co má být hlavním momentem programu. Zbytek – prostor, harmonogram, technika – se doplňuje postupně, jak se akce připravuje.

Důležité je vědět, že poptávka ani nabídka nejsou rezervací. Termín je závazný až po potvrzení produkcí a objednávce podle sjednaných podmínek. Kdo poptává pozdě, nemusí přijít o program, ale může přijít o výběr.

Sezóny, kdy se vyplatí být napřed

Kapacita techniky i týmu je omezená a některá období jsou na akce výrazně hustší než jiná. Pokud vaše akce padá do některé z těchto sezón, počítejte s tím, že o stejné termíny se zajímají i další pořadatelé.

Praktická rada: program poptávejte zhruba ve stejné chvíli, kdy rezervujete sál, catering nebo DJ. Termín a místo jsou pak známé, a když se něco změní, mohou se všichni dodavatelé přizpůsobit najednou.

• Vánoční večírky: listopad a prosinec – páteční a sobotní večery mizí jako první.
• Plesová sezóna: leden až březen – plesy a galavečery se plánují dlouho dopředu, program by měl být známý spolu se sálem.
• Firemní a rodinné dny: květen až září – často se termín váže na otevírací dobu areálu nebo na víkend.
• Festivaly a městské slavnosti: červen až září – pořadatel obvykle skládá program pódií v předstihu.
• Veletrhy a konference: podle kalendáře oboru – termín je známý dlouho dopředu, takže není důvod poptávat na poslední chvíli.

Které programy potřebují víc času na přípravu

Kromě sezóny rozhoduje také to, jak náročný program chcete. Volný pohyb robota mezi hosty nebo několik tanečních vstupů během večera vyžadují méně přípravy než číslo se scénářem, navázané na moderátora, světla a hudbu.

Čas na přípravu nepotřebuje jen produkce, ale i vy: schválení scénáře uvnitř firmy, domluva s místem konání nebo vypořádání práv k hudbě mohou trvat déle, než se na první pohled zdá.

• Premiéra produktu nebo otevření pobočky: nástup podle vašeho brandového scénáře a každý úkon s výrobkem se nejprve ověřuje na zkoušce.
• Robotická stage show: počet robotů, účinkujících, choreografii a velikost scény potvrzuje produkce samostatně.
• Robotická roadshow: více zastávek znamená plánování logistiky, rezerv a náhradního postupu pro každou z nich.
• Venkovní akce: počasí, povrch a zázemí posuzuje produkce předem, což chce čas na výměnu informací s pořadatelem.
• Vystoupení více robotů: sestavu techniky vždy potvrzuje produkce podle konkrétního termínu.

Co mít připravené, když poptáváte

Čím víc základních údajů pošlete hned v první poptávce, tím rychleji dostanete návrh, se kterým se dá pracovat. Nemusíte mít všechno – chybějící body doplníte později.

• typ akce a hlavní záměr (zahájení, interakce s hosty, návštěvnost stánku, obsah pro fotky a video)
• termín, nebo aspoň plánované období
• město a místo konání, vnitřní nebo venkovní prostor
• orientační počet hostů
• představu, kdy v programu má robot vystoupit
• kontakt na koordinátora místa, režii nebo DJ, pokud už je znáte
• rozpočtový limit, pokud ho máte – pomůže navrhnout vhodný rozsah

Od poptávky k potvrzenému termínu

Celý postup je stejný bez ohledu na to, kdy poptáváte. Rozdíl je jen v tom, kolik času zbývá na jednotlivé kroky.

1. Zadání

   Pošlete typ akce, termín nebo období, místo, publikum a hlavní moment programu. Stačí krátký popis.

2. Ověření podmínek

   Produkce potvrdí prostor, povrch, přístupovou cestu, čas na přípravu, napájení, zvuk a způsob zapojení robota.

3. Návrh a nabídka

   Dostanete návrh průběhu a nabídku, ve které je oddělený program, přítomnost týmu, doprava a případné doplňky.

4. Potvrzení termínu

   Termín je závazný až po potvrzení produkcí a vaší objednávce podle sjednaných podmínek.

5. Zkouška a realizace

   Na místě se projde nástup a povely s vaší režií, úkony s předměty se ověřují na zkoušce.

Co dělat, když je akce za pár týdnů

I krátký předstih nemusí znamenat konec. Poptejte co nejdřív a rovnou napište, že je termín blízko. Produkce pak ví, že má nejprve ověřit dostupnost a teprve potom ladit detaily.

Při kratším předstihu pomáhá poslat všechno najednou: plánek nebo fotky prostoru, přístupovou cestu, harmonogram a kontakt na člověka, který za místo odpovídá. Odpadne tak několik kol dotazů. Počítejte také s tím, že u jednoduššího programu, třeba několika vstupů mezi hosty, je příprava kratší než u premiéry produktu se scénářem.

Ověřte si termín nezávaznou poptávkou

Pokud už znáte termín a místo, napište nezávaznou poptávku – produkce ověří dostupnost a pošle návrh dalšího postupu. Cena je vždy na individuální nabídku podle programu, délky přítomnosti týmu, místa a dopravy.

Ještě nevíte, jaký program zvolit? Konfigurátor na webu vám na pár otázek doporučí vhodný typ programu a doporučení uvidíte i bez zadání kontaktu. S ním se pak poptávka píše mnohem snáz.