Jak poptat program na firemní akci: co uvést v poptávce

Co musí poptávka obsahovat jako minimum

Základ tvoří čtyři údaje: typ akce, termín nebo plánované období, město a hlavní moment programu. Z nich je jasné, o jakou akci jde, zda je termín volný a jakou roli má program sehrát.

Typ akce napoví hodně – firemní večírek, konference, veletrh nebo uvedení produktu mají jiný rytmus i jiné momenty, kdy program funguje. Hlavní moment pak určí, jestli jde o scénické číslo na pódiu, taneční vstup na parketu, nebo krátké vstupy mezi hosty.

Údaje, které zpřesní nabídku

Každý další údaj zkracuje cestu k nabídce, se kterou můžete rovnou pracovat. U každého bodu je uvedeno, proč na něm záleží.

• Místo konání a prostředí: vnitřní, nebo venkovní prostor – venkovní akce vyžadují posouzení počasí, povrchu a zázemí.
• Počet hostů: ovlivňuje, kolik interakcí s robotem je reálných a jak velký volný prostor je potřeba. Stačí orientační číslo, přesný seznam hostů není potřeba.
• Hlavní záměr: zahájení a pozornost na pódium, setkání s hosty, návštěvnost stánku, nebo obsah pro fotografie a video.
• Harmonogram: kdy akce začíná, kdy je večeře, projev nebo vyhlášení a kde má program navázat.
• Technika na místě: pódium, ozvučení, světla, DJ nebo kapela a moderátor.
• Rozpočtový limit: nepovinný, ale pomůže navrhnout rozsah, který mu odpovídá.
• Preferovaný program: pokud už víte, například taneční show nebo robot mezi hosty.

Proč na popisu prostoru záleží nejvíc

U robotického programu se před každou akcí ověřuje rovný a pevný povrch v místě vystoupení i na přístupové cestě, volný prostor pro bezpečný odstup hostů, zázemí pro přípravu a přestávky a přístup k napájení. Schody, rampy, úzké průchody a kluzké plochy se posuzují předem.

Nejrychleji pomůže plánek sálu nebo pár fotek z telefonu: místo, kde má robot vystupovat, cesta ze zázemí, vstup do budovy. Pokud znáte koordinátora místa konání, přidejte jeho kontakt – technické dotazy se pak vyřeší přímo.

Jak popsat harmonogram a hlavní moment

Nemusíte posílat hotový minutový scénář. Stačí hrubý průběh: příchod hostů, projev, večeře, hlavní bod, volná zábava. Ke každému bodu napište přibližný čas a označte, kde si program představujete.

Pomůže také vědět, kdo bude program řídit – moderátor, režie nebo DJ. Nástup robota se domlouvá právě s nimi, takže kontakt na ně urychlí přípravu. Mějte na paměti, že scénické číslo trvá minuty, kdežto přítomnost týmu na místě zahrnuje přípravu, zkoušku i čekání na nástup. V nabídce se proto oba časy uvádějí odděleně.

Vzor poptávky, který můžete upravit

Takhle může vypadat stručná, ale úplná poptávka. Stačí přepsat údaje podle vaší akce. Nemusíte psát dlouze – důležitější než rozsah je, aby v textu nechyběl žádný z bodů níže. Pokud některý údaj zatím nevíte, napište to otevřeně; i informace „sál ještě vybíráme“ produkci pomůže.

1. Akce a záměr

   Firemní večírek pro zaměstnance, hlavní záměr je zábava a obsah pro fotky a video.

2. Termín a místo

   Páteční večer v prosinci, hotel ve městě, vnitřní sál s parketem, zhruba sto padesát hostů.

3. Harmonogram

   Příchod hostů, krátký projev vedení, večeře, poté překvapení a otevření parketu s DJ.

4. Představa programu

   Uvítání hostů u vstupu a taneční vstup po večeři, případně další krátký vstup na parketu.

5. Technika a kontakty

   DJ a ozvučení zajištěno, kontakt na koordinátora hotelu a plánek sálu přiložíme.

6. Rozpočet

   Uvádíme orientační rozpočtový limit, rádi uvidíme, jaký rozsah mu odpovídá.

Časté chyby, které zdržují nabídku

Většinu zdržení způsobí chybějící informace, na které se pak musí doptávat. Vyhnete se jim, když si před odesláním projdete tento seznam.

• chybí město nebo místo konání – bez něj nelze odhadnout dopravu ani posoudit prostor
• není jasné, zda jde o vnitřní, nebo venkovní akci
• poptávka chce program „na celý večer“ bez představy o hlavním momentu – robot vystupuje v krátkých vstupech s přestávkami, ne nepřetržitě
• není zmíněno, kdo zajišťuje hudbu a zda má vypořádaná práva
• chybí kontakt na člověka, který za místo nebo program odpovídá
• očekává se úkon s předmětem, který se v poptávce nezmíní – předávání věcí se vždy ověřuje na zkoušce

Odeslání poptávky a co přijde zpět

Poptávku pošlete přes formulář na webu – pole odpovídají údajům z tohoto článku a povinná jsou jen ta nejnutnější. Produkce projde typ akce, místo, termín a hlavní moment a ozve se s návrhem dalšího postupu. Poptávka je nezávazná a není rezervací termínu.

V nabídce uvidíte oddělený program, přítomnost týmu, dopravu a případné doplňky, takže je jasné, co objednáváte. Cena je vždy na individuální nabídku. Pokud zatím nevíte, který program zvolit, sestavte si ho nejdřív v konfigurátoru – doporučení uvidíte bez zadání kontaktu a můžete na něj v poptávce navázat.